ERP Human Capital Management
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Vorarbeiten:

  1. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Personalbereiche/Personalteilbereiche in der Tabelle T5D0P (Zuordnung von betrieblichen Merkmalen).
    Rufen Sie dazu die Tabelle T5D0P über Transaktion SE16 auf und sortieren Sie die Einträge bspw. anhand der Betriebsnummer (BNDUE). Stellen Sie sicher, dass es für jede Kombination PB/PTB entweder eine Betriebsnummer im Feld BNDUE oder eine knappschaftliche Betriebsnummer im Feld BNKNA gibt. Einträge in beiden Feldern sind nicht möglich, weil der Beschäftigungsbetrieb entweder ein „normaler“ Betrieb ODER ein Knappschaftsbetrieb ist.

    Handelt es sich um einen Knappschaftsbetrieb (die Nummern beginnen i.d.R. mit 098*), ist der Eintrag über die Tabelle V_5D0P_F zu tätigen (Einführungsleitfaden (IMG) > Abrechnung Deutschland > Grundeinstellungen > Zuordnung von betrieblichen Merkmalen pflegen > Betriebsnummer Knappschaft pflegen).

    Achtung: Die Tabellen sind zeitunabhängig. Überschreiben Sie niemals Einträge, sondern legen Sie, falls bereits abgerechnet wurde, immer neue PB/PTB an, ordnen diesen die richtige Betriebsnummer zu und versetzen Sie die Mitarbeiter über eine organisatorische Maßnahme, ggf. rückwirkend, in den neuen PB/PTB. Denken Sie auch an die Aufnahme des neuen PB/PTB in allen Teilapplikationen der Meldewesen.

  2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der verschiedenen Betriebsnummern, bspw. mit Hilfe eines Excel-Downloads und farbiger Markierung. Für jede Betriebsnummer muss später im Customizing zur Betriebsdatenpflege genau ein PB Berichtswesen als meldender Betrieb definiert werden.

  3. Der Ausschluss eines Betriebes aus dem Betriebsdatenmeldewesen über die Markierung des Feldes „Betriebsdaten nicht melden“ in Tabelle T5D0P (Feld BDMLD) sollte nur in ganz wenigen Ausnahmefällen erfolgen.

    Dies galt bspw. für PB/PTB, die schon vor dem Start des maschinellen Verfahrens im Jahr 2011 nicht mehr aktiv genutzt wurden und es noch keine Gültigkeitsbeschränkung für PB und PTB gab. Jede Änderung in den Tabellen V_T5D0P und V_5D0P_F während des Produktivbetriebes sollte unterbleiben.
    Werden einzelne Personalbereiche oder Teilbereiche nicht mehr produktiv genutzt, steht Ihnen seit Release 6.04 die Funktionalität der eingeschränkten Gültigkeit von Organisationseinheiten zur Verfügung (IMG > Unternehmensstruktur > Zuordnung > Personalwirtschaft > Gültigkeitszeitraum für organisatorische Zuordnungen). Der Report für die Betriebsdatenmeldung wertet diese Tabellen aus und prüft nur aktive Einheiten.


Customizing:

Nach den Vorarbeiten kann mit der Einrichtung für das Betriebsdatenmeldewesen im Customizing begonnen werden. Die folgenden Tabellen finden sich im IMG-Punkt > Abrechnung Deutschland > DEÜV > DEÜV-Meldungen zur Betriebsdatenpflege:

1)   Der Absender einer Datei mit Betriebsdatenmeldungen wird über die Teilapplikation BDAB definiert.

  1. Gibt es nur einen PB/PTB (Betriebsnummer) mit einem gültigen Zertifikat (vgl. Einträge in Tabelle V_T5D4X), ist dieser direkt in Tabelle V_T596L, Teilapplikation BDAB, zu hinterlegen. Gibt es mehrere gültige Zertifikatsträger, dann müssen die PB/PTB auf diese zusammengefasst werden (über T596N oder ein Merkmal).
  2. Die notwendigen Angaben zum Absender werden in Tabelle V_T596M, Teilapplikation BDAB, getätigt:
    • Die „Anschrift des Empfängers“ bleibt leer.
    • Der Sachbearbeiter wird über einen der möglichen Wege bestimmt, am besten über die Adressverwaltung.
    • Im Gruppenrahmen „Versenden über“ wählen Sie eine Empfängerkrankenkasse Ihrer Wahl (bspw. die Techniker Krankenkasse) und den Kommunikationsserver als Übertragungsweg.
    • Im Rahmen „Weitere Einstellungen“ können Sie festlegen, ob Sie Fehlerrückmeldungen auf elektronischem Weg erhalten möchten (zu empfehlen).


2)  Die Daten Ihrer Betriebsstätten werden über die Teilapplikation BDBS erfasst.

  1. Rufen Sie die Tabelle V_T596L, Teilapplikation BDBS, auf und bestimmen Sie die Art Ihrer Zusammenfassung auf Personalbereiche Berichtswesen.
    Die direkte Zusammenfassung über Einträge in der Tabelle V_T596N bietet sich an, wenn man sich schnell einen Überblick verschaffen möchte und weil zeitraumabhängige Änderungen einfach zu hinterlegen sind.
    Gibt es nur eine einzige Betriebsnummer in der Tabelle T5D0P kann man den PB Berichtswesen direkt in den beiden Feldern für den  Personalbereich Berichtswesen eintragen.

  2. Pflegen Sie mit Hilfe Ihres vorbereiteten Excels Ihre Einträge in der Tabelle V_T596N oder legen Sie ein Merkmal an. Es müssen so viele PB Berichtswesen definiert werden wie es unterschiedliche Betriebsnummern gibt.
    Das Verfahren bezieht sich immer auf Betriebsnummern, nicht auf SAP PB/PTB, auch wenn diese zur Bestimmung des PB Berichtswesens in der V_T596N herangezogen werden.

  3. Rufen Sie die Tabelle V_T596M, Teilapplikation BDBS, auf und legen für jeden zuvor definierten PB Berichtswesen einen Eintrag an:
    • Der Rahmen für den Empfänger bleibt leer.
    • Im Rahmen zur Bestimmung des Sachbearbeiters hinterlegen Sie den Ansprechpartner aus der Fachabteilung, bspw. über die Adressverwaltung.
      Beachten Sie, dass bei der Option „jeweils aktueller Benutzer“ immer eine Änderungsmeldung erzeugt wird, wenn wechselnde Benutzer den Report zur Meldungserstellung starten würden. Ein fester Sachbearbeiter wäre daher die bessere Wahl.
    • Im Gruppenrahmen „Daten zur Betriebsstätte“ wird die Rechtsform des Unternehmens und ggf. eine abweichende Postanschrift
      Beachten Sie, dass die Rechtsform mit dem Firmennamen aus Tabelle V_T536C (CA) verprobt wird und Abweichungen zu einem Fehler in der Plausibilitätsprüfung führen.
    • Das „Beendet“-Kennzeichen ist nur dann zu setzen, wenn es keine Fortführung der Geschäftstätigkeit für diese Betriebsnummer gibt und der Betrieb bei der Bundesagentur für Arbeit abgemeldet werden soll.
      Es ist nicht zu setzen, wenn der Betrieb nur vorübergehend eingestellt wird und das Personal versetzt wurde und wenn es einen anderen, weiterhin aktiven PB/PTB mit gleicher Betriebsnummer gibt. Wird der bisherige PB Berichtswesen (PB/PTB) geschlossen, muss dieser in der Zusammenfassung zeitabhängig begrenzt und ein anderer PB/PTB als PB Berichtswesen für die gleiche Betriebsnummer definiert werden.
    • Im Gruppenrahmen „Weitere Angaben“ sind beim erstmaligen Einrichten keine Einträge zu erfassen.


Prozessablauf:

  1. Starten Sie den Report zur Meldungserstellung RPCBNVD1_OUT ohne Einschränkung.

    Beim ersten Lauf werden für jede Betriebsnummer (meldenden PB Berichtswesen) Meldungen im Status ‚initial‘ erzeugt. Diese werden nicht versendet, da sie den aktuellen Gegebenheiten nach Beantragung der Betriebsnummer und daher dem Datenstand der BA entsprechen.

    Bei jedem weiteren Lauf wird eine Meldung nach neuestem Stand erzeugt und mit der letzten gespeicherten Meldung des PB Berichtswesens auf der Datenbank verglichen. Stellt der Report melderelevante Änderungen fest, wird man zur Eingabe eines Ereignisdatums aufgefordert und die Meldung einstweilen in den Status ‚fehlerhaft‘ gestellt. Das Ereignisdatum ist ein Pflichtfeld im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) für jede Meldung, die an die BA zu senden ist.

  2. Rufen Sie im Customizingmandanten die Tabelle V_T596M, Teilapplikation BDBS, auf. Grenzen Sie für den betreffenden PB Berichtswesen den Datensatz zum Ereignisdatum ab und hinterlegen dieses Datum im Gruppenrahmen „Weitere Angaben“.

    Beginndatum und Ereignisdatum können identisch sein, müssen es aber nicht. Wichtig ist, dass stets die 6-Wochenfrist, ausgehend vom aktuellen Tages-/Systemdatum, eingehalten wird. Diese Frist ist gesetzlich geregelt und wird deshalb bei der Meldungserstellung geprüft. Liegt das Beginndatum des Datensatzes und das Ereignisdatum in einem Zeitraum älter als 6 Wochen, kann die Meldung nicht maschinell erstellt werden.

  3. Transportieren Sie die Änderung in Ihr Produktivsystem und starten Sie den Meldungsersteller RPCBDVD1_OUT erneut.
    Die vormals fehlerhafte Meldung wird nun korrekt erstellt und im Status „neu“ abgespeichert.

  4. Kontrollieren Sie vor dem Start des Dateierstellers die Sachbearbeiterliste der Ausgangsmeldungen RPCBDLD1_OUT. Sollten fehlerhafte Meldungen vorliegen, gibt Ihnen der Langtext zur Fehlermeldung Hinweise zur Korrektur.

  5. Sind die Meldungen fehlerfrei und stehen Sie im Status „neu“, können Sie mit dem Report RPCBDHD0_OUT übertragen werden.
    Wie in jedem anderen SV-Meldeverfahren setzt der Dateiersteller den Meldestatus auf ‚übertragen‘, schreibt die Dateinummer in die Tabelle T5D4U und stellt die Datei in den B2A-Manager, von wo aus sie gesendet werden muss.


Qualifizierte Rückmeldungen gibt es im Betriebsdatenmeldewesen nicht, es werden nur Fehlerrückmeldungen elektronisch gemeldet, wenn Sie dies wie oben beschrieben eingerichtet haben. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) sendet „automatisch einen Nachweis Ihrer Änderungen per Post. Ihre aktualisierten Angaben werden zudem an alle übrigen Sozialversicherungsträger, wie etwa Krankenkasse und Rentenversicherung, übermittelt. So greifen alle Träger stets auf Ihren aktuellen Datensatz zu.“ (Quelle: Änderungen beim Meldeverfahren zur Sozialversicherung - Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de))

Es empfiehlt sich, die Reports zur Meldung der Betriebsdaten in die monatlichen Folgeaktivitäten aufzunehmen. Damit ist sichergestellt, dass keine Änderungsmeldungen versäumt und die 6-Wochen-Frist eingehalten wird. Wird keine Änderung erkannt, gibt es auch keine Meldung.


Gesonderte Abgabegründe

  • Werden Sie von der BA explizit aufgefordert eine Bestandsmeldung Ihrer Betriebsdaten abzugeben, pflegen Sie in der Tabelle V_T596M, Teilapplikation BDBS, neben dem Ereignisdatum den besonderen Abgabegrund 05 (Meldung aktueller Stand Betriebsdaten).
  • Starten Sie erstmals nach einer Migration als neuer Dienstleister/neue Abrechnungssoftware, pflegen Sie das Ereignisdatum und den besonderen Abgabegrund 06.
  • Gibt es parallel Änderungen an den Betriebsdaten hat immer der Meldegrund 01 (Änderungsmeldung) Vorrang vor den Gründen 05 oder 06.


Hinweise und Quellen:


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