Behördenkommunikation mit dem B2A-Manager
Bisher haben Sie Anwendungsdaten aus den Bereichen Steuer, Sozialversicherung, Bescheinigungswesen etc. mit den zuständigen Behörden auf Papier oder Diskette ausgetauscht. Diese Daten können Sie mit dem B2A-Manager (Business-to-Administration Manager) einfach und schnell über das Internet versenden bzw. empfangen. Dazu erstellen Sie beispielsweise im entsprechenden Bereich (Steuer, Sozialversicherung, Bescheinigungswesen etc.) Datensätze für die jeweilige Behörde, die Sie anschließend mit dem B2A-Manager verwalten und versenden.
Oder Sie fordern mit dem B2A-Manager bestimmte Informationen von der jeweiligen Behörde an, um anschließend Ihre Daten versenden zu können.
Verschlüsselung
Abhängig von der jeweiligen Behörde müssen die Daten vor der Übertragung mit dem B2A-Manager ggfs. verschlüsselt werden. In diesem Fall benötigen Sie zusätzlich eine Verschlüsselungssoftware eines Drittanbieters, die über eine offene Schnittstelle an das SAP-System angebunden wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im IMG der Abrechnung <Land> unter Behördenkommunikation (B2A) -> Verschlüsselung einrichten.
Funktionsumfang
Sie können Daten aus unterschiedlichen Bereichen und mit unterschiedlichen Datenformaten, wie String oder XML (eXtensible Markup Language), elektronisch austauschen. Dabei unterstützt der B2A-Manager je nach Empfänger verschiedene Kommunikationswege, wie E-Mail mit Dateianhängen oder HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure Sockets) und unterschiedliche Verschlüsselungsmethoden, wie PEM (Privacy Enhanced Mail) oder PKCS#7 (Public-Key Cryptography Standard No.7). Der Kommunikationsweg und ggfs. die Verschlüsselungsmethode werden i.d.R. von der jeweiligen Behörde festgelegt und vom B2A-Manager entsprechend umgesetzt.
Zeitraumeinschränkung
Aus Geschwindigkeitsgründen werden nur die Daten eines bestimmten Zeitraums angezeigt. Ohne weitere Änderungen beginnt dieser Zeitraum 366 Tage vor dem aktuellen Tagesdatum und endet am 31.12.9999. Über den Menüpunkt Prozess -> Zeitraum ändern können Sie diese Vorgabe anzeigen und ändern oder optional über die Benutzerparameter HRXXB2A_BEGIN_DATE und HRXXB2A_END_DATE individuell vorgeben. In den Benutzerparametern tragen Sie entweder ein bestimmtes Datum (in Form von Jahr, Monat, Tag - z.B. 20091231) oder beim Beginndatum einen Vorlauf in Tagen zum aktuellen Tagesdatum (z.B. -183) ein.
Kennzeichen nur offene Prozesse anzeigen
Im Gruppenrahmen Weitere Optionen ist standardmäßig das Kennzeichen nur offene Prozesse anzeigen gesetzt. D.h. es werden nur Einträge angezeigt, die noch nicht abgeschlossen sind. Dies sind Einträge, die den Status neu, in Verarbeitung oder Fehler - neu verarbeiten haben. Einträge mit dem Status OK bzw. fehlerhaft sind abgeschlossen bzw. können nicht mehr weiterverarbeitet werden. Diese Einträge werden nicht angezeigt, wenn das Kennzeichen nur offene Prozesse anzeigen gesetzt ist.
Wenn Sie auch Einträge mit dem Status OK bzw. fehlerhaft anzeigen lassen wollen, deaktivieren Sie das Kennzeichen.
Aktivitäten
Zur Verwaltung der Einträge im B2A-Manager stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung. Um eine Funktion auszuführen, markieren Sie den gewünschten Eintrag und wählen über die Drucktasten oder über den Menüpunkt Prozess die entsprechende Funktion aus.
- Daten anzeigen: Die Daten des entsprechenden Eintrags werden in einer Detailsicht angezeigt. Welche Daten genau angezeigt werden, hängt vom Kommunikationsverfahren und der Behörde ab.
- Prozess ausführen:Für einen bestimmten Eintrag wird ein Prozess (Daten über das Internet empfangen oder senden) durchgeführt. Dabei ändert das System den Status des Eintrags entsprechend, z.B. von neu auf in Verarbeitung . Abhängig von der jeweiligen Behörde werden die Daten beim Aufruf der Funktion Prozess ausführen ggfs. verschlüsselt, bevor sie über das Internet übertragen werden. Dies erkennen Sie an der Meldung Verschlüsselung läuft... in der unteren Statuszeile. Ein Prozess kann abhängig von der Behörde einstufig oder mehrstufig sein .
- Historie anzeigen: Es werden alle für diesen Eintrag bereits durchgeführten Prozesse angezeigt. Die Historie enthält insbesondere sämtliche Statusänderungen eines Eintrags, also sowohl die vom System gesetzten als auch die manuell durchgeführten Statusänderungen. Hinweis:
Wenn eine Historie zu einem Eintrag vorhanden ist, sehen Sie in der ersten Spalte dieses Eintrags eine Ikone zum Expandieren. Alternativ können Sie auch direkt über diese Ikone die Historie zu einem Eintrag anzeigen lassen. - Status ändern: Um zu dokumentieren, welche Prozesse bereits für einen Eintrag durchgeführt wurden, hat jeder Eintrag einen bestimmten Status. Zur feineren Differenzierung kann ein Status ein oder mehrere Substatus haben. Die ggfs. vorhandenen Substatus eines Status variieren je nach Bereich und Dokumenttyp. Der jeweilige Status eines Eintrags wird in der Regel vom System gesetzt. Abhängig vom Bereich und Dokumenttyp können bestimmte Status aber auch mit der Funktion Status ändern manuell von Ihnen geändert werden. Um beispielsweise zu dokumentieren, dass ein Eintrag korrekt übertragen bzw. empfangen wurde - der Prozess also abgeschlossen ist - setzen Sie den Status manuell auf OK.
Ebenso können Sie den Status fehlerhaft in Fehler - neu verarbeiten ändern, wenn Sie den Fehler behoben haben und den Prozess erneut durchführen wollen. Hinweis:
Simultane Statusänderungen an mehreren Einträgen sind nur möglich, wenn die Einträge den gleichen Bereich, Dokumenttyp und Status haben. Es gibt folgende Status:
neu: Das System setzt diesen Status, sobald ein Eintrag erstmals im B2A-Manager erscheint. Sie haben also noch keinen Prozess mit diesem Eintrag durchgeführt.
in Verarbeitung: Das System setzt diesen Status, sobald Sie einen Prozess mit diesem Eintrag durchgeführt haben, der Prozess aber noch nicht abgeschlossen ist.
fehlerhaft: Es ist bei einem Prozess ein schwerer Fehler aufgetreten, der u.U. nicht sofort von Ihnen behoben werden kann. Der Prozess kann erst dann erneut durchgeführt werden, wenn Sie den Status manuell geändert haben, z.B. in Fehler - neu verarbeiten.
Fehler - neu verarbeiten: Diesen Status können Sie manuell setzen, wenn bei einem Prozess ein Fehler aufgetreten ist, der von Ihnen behoben wurde. Den Prozess können Sie anschließend sofort wiederholen.
OK: Der Prozess ist abgeschlossen. Dieser Status wird i.a. nicht vom System gesetzt. Sie setzen diesen Status manuell, um zu dokumentieren, dass ein Prozess abgeschlossen ist, z.B. wenn Sie von der Behörde entsprechende Rückmeldung erhalten haben.
Ein Eintrag mit Status OK kann danach keinen anderen Status mehr annehmen.