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Business Needs

Ausgangssituation

Neben den Hauptaufgaben werden in Kommunen, Kreisen sowie Hoch- und Fachhochschulen, Universitäten und Forschungseinrichtungen, Kliniken oder anderen Organisationen vielfältige Dienstleistungen an Kunden, Partner und Mitarbeiter fakturiert.
Hierzu zählen zum Beispiel:
Telefonabrechnungen, Vermietung von Gästezimmern, Gutachten, Catering Service, Vermietung von Räumen, Veranstaltungen und Seminare, Abrechnung Sponsoring, Drittmittelabrechnung

Im Allgemeinen sind dies wiederkehrende Rechnungsvorgänge mit zum Teil vordefinierten Leistungen, die auf bestimmte Sachkonten und Kostenstellen zu buchen sind und bestimmte Rechnungsformulare erfordern
Oft werden diese Rechnungsvorgänge dezentral erstellt und zentral in der SAP-Buchhaltung nacherfasst
Übertragungsfehler sowie nicht standardisierte Abwicklung sind systemimmanent

Problemstellung

  • Ablösung der Microsoftprodukte (Word und EXCEL) oder Fremdmodule(DEBIWIN) oder Eigenprogramme durch Service Faktura auf der Basis SAP Financials
  • Einfache Handhabung soll mit dem Vorteil der Integration der SAP Anwendungen verknüpft werden
    • Einfache Erfassung der Buchungsdaten in 1(2) Bildtransaktion
    • Integration durch Nutzung von BAPI im FI-Standard
  • Standardisierte und harmonisierte Abwicklung von Servicefakturen
    • Parametrisierung von Eingabedaten (Belegart, Konten, Buchungsschlüssel usw.)

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Lösungsbeschreibung

  • zur Erfassung von Service Fakturen mit Rechnungsvoransicht mit Funktion zur Zwischenspeicherung und Vorerfassung
  • Automatische Buchung in der SAP-Finanzbuchhaltung
  • Drucken von Ausgangsrechnungsformularen
  • Versenden der Rechnungen als PDF Anhang
  • Protokollierung von erzeugten, gedruckten, nachgedruckten und versendeten Rechnungen
  • Verbunden mit den Parametrisierungsmöglichkeiten einer standardisierten Abwicklung von Service Fakturen
  • Mehrsprachig nutzbar: Die Masken werden in der Anmeldesprache des Nutzers angezeigt, die Rechnungsformulare werden in der Sprache des Debitors ausgegeben. Gelangen Sie hier zur englischen Version.
  • Ausweis von Abschlagszahlungen auf der Rechnung
  • Fremdwährung, Brutto- oder Nettowerte angebbar
  • Auswertung von Ausgangsrechnungen im Rahmen der erweiterten Einzelpostenanzeige
  • Customizbare Zusatzfelder und Vorbelegung von Leistungen



Lizenzpflichtig

  • Versenden der SF Rechnung als E-Rechnung (Format ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL) mit einem Partner für Kunden, die ausschließlich an einer E-Rechnung mit Service Faktura interessiert sind. Diese Gesamtlösung kann mit einer Lizenz für Service Faktura (SAP) und der Partnerlösung (GOpus) erworben werden.
  • Die strategische Lösung der SAP für die Abbildung der E-Rechnung ist die SAP Cloud-Lösung SAP® Document Compliance.

Installation

  • SAP Consulting entwickelte im eigenen Namensraum auf einem System der SAP eine neue Transaktion zur Rechnungserfassung und Übergabe in die SAP Finanzbuchhaltung, sowie Protokollierung und Druckansteuerung
  • Diese Entwicklung gilt als Add-on durch die Beratung und verzichtet auf Modifikationen,sondern setzt technisch auf die Erweiterungskonzepte des Standards bzw. nutzt interne SAP-Standard-Programme
  • Auslieferung erfolgt über Transportaufträge, welche durch die Beratung zusammengestellt werden
  • Pilotkunde Universitätsklinikum Dresden arbeitet im Rahmen der Spezifikation und der Tests mit

Leistungsangebot

Das Angebot der SAP Consulting setzt sich zusammen aus

  • einem Framework, dass über Transportauftrag ausliefern
  • einer Dokumentation zur technischen Implementierung
  • einer Dokumentation zur Nutzung der Service Faktura
  • einer Dokumentation zur Vorgehensweise beim Customizing

Optional bieten wir Ihnen

  • Unterstützung bei der technischen Implementierung
  • Unterstützung beim Customizing der Service Faktura
  • Unterstützung bei der Formularerstellung
  • Wartungsvertrag

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Kundennutzen

Einsparpotenzial durch Prozessverbesserung

  • Vereinfachte Erfassung von Rechnungsdaten
  • Strukturierte Dokumentation durch einheitliche Rechnungspositionen
  • Fehlerreduzierung durch Schnittstellenfreiheit und Vorbelegung von Daten
  • Prozessoptimierung durch integrierte Abwicklung in SAP
  • Wegfall von Schnittstellen
  • Konsolidierte Auswertung durch Harmonisierung der Daten
  • Vereinfachte Wartung und Anpassung
  • Beschleunigter Prozessdurchlauf
  • Einfache Erweiterung der Lösung (Rechnungsarten und Formulare)

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Voraussetzungen

  • Nutzung ERP 6.0
  • Technische Remote-Verbindung zur SAP
  • FI-Customizing durch Kunden erfolgt, eigene Formulare auf der Basis eines Musterformulars.

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Offering Owner

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Preise

Preise nennen wir Ihnen gerne auf Anfrage

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Relevante Projekte / Referenzen

  • Universitätsklinikum Dresden
  • Universitätsklinikum Tübingen
  • Universitätsmedizin Göttingen
  • ZI Mannheim

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Ansprechpartner

Moderator dieses Wikis ist Christian Schwegler. Falls Sie Fragen oder Wünsche bezüglich der Predefined Services haben, senden Sie eine E-Mail an Markus Voß oder Christian Schwegler.
Für vertriebliche Fragen wenden Sie sich Kerstin Kirschbaum.